PROSES YANG BAIK UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS
Dr. H. Sugeng Listiyo Prabowo, M. Pd Minggu, 15 Januari 2017 . in Wakil Rektor II . 772 views

Tulisan ini masih terkait dengan tulisan sebelumnya tentang pendekatan proses. Sebagai sesuatu yang paling dominan dalam pekerjaan sehari-hari di organisasi, proses akan sangat berdampak pada banyak hal di organisasi, termasuk pada produk/ layanan yang dihasilkan oleh organisasi.

Oleh karena pengaruh proses terhadap pencapaian kualitas dalam organisasi sangat besar, maka ISO 9001:2015 yang merupakan standar sistem mutu memberikan guidelines dan requirements yang lebih banyak. Selain itu persyaratan tentang pendekatan proses ini juga terkait dengan beberapa persyaratan lainnya. Sistem manajemen mutu yang digunakan oleh organisasi merupakan satu persyaratan yang sangat terkait dengan pendekatan proses, termasuk siklus kualitas PDCA (Plan-Do-Check-Action). Pemikiran berbasis resiko juga sangat terkait dengan pendekatan proses karena melalui pemikiran berbasis resiko tersebut proses yang dijalankan harus mampu memperhitungkan keuntungan yang ditimbulkan dari peluang dan mengantisipasi untuk dapat mencegah hasil yang tidak diinginkan.

Pendekatan proses dalam ISO 9001:2015 sebagaimana dinyatakan dalam persyaratannya menyatakan bahwa pendekatan proses pada sistem manajemen mutu memungkinkan untuk:


  1. Memahami dan secara konsisten memenuhi persyaratan

  2. Mempertimbangkan proses dalam hal penambahan nilai

  3. Capain kerja proses yang efektif

  4. Peningkatan proses yang didasari oleh evaluasi data dan informasi


Persyaratan tersebut mengindikasikan bahwa proses harus diarahkan untuk memenuhi berbagai persyaratan yang ditetapkan dalam upaya mencapai kualitas. Persyaratan untuk mencapai kualitas harus mampu memenuhi berbagai persyaratan yang ada dalam ISO 9001:2015 dan juga persyaratan-persyaratan lain yang digunakan oleh organisasi dalam mencapai produk/ layanan yang berkualitas, termasuk di dalam persyaratan ini adalah persyaratan regulasi oleh pemerintah yang harus dianut oleh organisasi. Sehingga organisasi tidak disebut menghasilkan produk/ layanan yang berkualitas jika melanggar regulasi atau peraturan atau perundangan yang berlaku.

Persyaratan proses juga harus mampu menumbuhkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan nilai tambah dari produk/ layanan yang dihasilkan. Nilai tambah tersebut seringkali akan menjadi keunggulan kompetitif dari produk/ layanan yang dihasilkan oleh organisasi. Proses pendidikan misalnya tidak hanya sekedar menghasilkan lulusan dengan kemampuan penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi saja, tetapi juga memberikan berbagai kecakapan hidup kepada mahasiswa untuk dapat memimpin pada pekerjaan-pekerjaan sosial di masyarakat. Kecakapan untuk dapat memimpin pada pekerjaan-pekerjaan sosial di masyarakat tersebut merupakan nilai tambah dari proses pendidikan di PT. Pada industri jasa penerbangan misalnya tidak hanya memberikan keselamatan, keamanan, dan kenyamanan saat penerbangan dan saat di ruang tunggu, tetapi juga ada hiburan-hiburan seni daerah di setiap bandara. Hiburan-hiburan seni daerah di setiap bandara adalah nilai tambah di dalam layanan industri penerbangan nusantara.

Persyaratan proses harus mampu menghasilkan capaian kerja yang efektif. Persyaratan ini biasanya paling diperhatikan oleh organisasi karena pencapaian efektifitas merupakan hal dasar yang harus dihasilkan oleh organisasi. Organisasi bisnis terutama mencari laba atau keuntungan salah satunya dari proses yang efektif, namun organisasi non bisnis juga harus mengarah ke efektifitas tersebut jika ingin bagus dalam pengelolaan organisasinya. Efektifitas bisa tercapai jika organisasi menata proses yang dilakukannya dengan baik. Menyediakan sumber daya yang dibutuhkan dengan mencukupi dan menata sistem organisasi agar menghasilkan produk/ layanan yang berkualitas.

Perkembangan adalah sesuatu yang harus dilakukan oleh organisasi. Itulah sebabnya upaya keras harus terus dilakukan oleh organisasi agar selalu mampu melihat kebutuhan perubahan dan mampu melakukan perubahan tersebut. Demikian halnya dengan pendekatan proses, perlu untuk terus ditingkatkan guna menghasilkan produk/ layanan yang selalu sesuai dengan regulasi, mengingat regulasi juga selalu ada perubahan. Sehingga organisasi juga harus selalu melakukan proses perubahan agar memiliki kesesuaian terus menerus. Peningkatan juga diupayakan untuk dapat memberikan nilai tambah yang semakin baik dan nilai tambah yang diperlukan oleh masyarakat. Peningkatan proses juga harus terus menerus dilakukan agar organisasi juga semakin efektif.

Untuk melakukan berbagai proses peningkatan dalam kaitan dengan pendekatan proses tersebut kemudian diperlukan ketepatan dalam pengembangannya, untuk itu kemudian diperlukan adanya data dan informasi yang tepat, sehingga pengembangan benar-benar terencana, tepat sasaran, dan hasil pengembangannya dapat diprediksikan dengan lebih tepat.

Proses pengembangan atau peningkatan dapat dilakukan dengan menggunakan siklus PDCA (Plan – Do – Check – Action). Siklus PDCA merupakan siklus yang paling logis untuk digunakan dalam pengembangan organisasi. Melalui siklus ini organisasi membuat perencanaan dengan mendasarkan pada hasil evaluasi yang baik. Perencanaan di kerjakan dan kemudian dilakukan evaluasi terhadap pekerjaan tersebut. Hasil evaluasi tersebut kemudian dijadikan dasar dalam proses pembuatan perencanaan untuk pengembangan lebih lanjut. Demikianlah siklus ini harus dilakukan secara terus menerus agar organisasi dapat melakukan pengembangan secara berkelanjutan.

Pendekatan proses juga harus disusun dengan mendasarkan pada resiko. Resiko adalah pengaruh dari ketidakpastian. Itulah sebabnya resiko dapat berdampak positif atau negatif. Resiko yang berdampak positif akan dapat menimbulkan peluang, sedangkan resiko yang berdampak negatif merupakan hasil yang tidak diinginkan. Pendekatan proses harus memperhatikan resiko yang akan timbul dari proses yang dilakukannya, terutama resiko yang berdampak pada hasil yang tidak diinginkan.

Terdapat banyak metode untuk mengantisipasi atau mengurangi atau memitigasi resiko. Beberapa metode tersebut meliputi; 1) Eliminasi, 2) Substansi, 3) Enginering, 4) Administrasi, 5) ERP (Emergency Respons Plan), 6) Transfer, dan 7) Accept. Eliminasi merupakan metode menanggulangi resiko dengan cara menghilangkan kemungkinan resiko tersebut, atau menghindari adanya resiko tersebut. Substansi adalah metode mengurangi resiko dengan merubah proses yang semestinya dilakukan. Enginering merupakan proses mengurangi resiko dengan cara merekayasa produk atau layanan yang dihasilkan. Administrasi adalah mengurangi resiko dengan cara memberikan arahan secara ketat terhadap proses yang dilakukan dengan memberi standar-standar proses yang baku. Emergency Respons Plan merupakan metode menanggulangi resiko dengan cara menyusun tindakan antisipasi jika resiko menghasilkan dampak yang tidak diinginkan. Transfer merupakan upaya menanggulangi resiko dengan memindah proses atau produk atau layanan yang dihasilkannya. Terakhir adalah metode accept, yaitu menerima apa yang akan menjadi resiko yang di dapat dari proses yang dilakukannya.

Pemimpin di organisasi harus mampu mengambil keputusan dan menggunakan metode yang tepat untuk menanggulangi resiko. Resiko selalu akan ada disetiap zaman, tetapi pemimpin yang bagus akan selalu memiliki metode yang tepat dalam menghadapi resiko dan menyelesaikannya dengan baik.

(Author)


Berita Terkait


UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG
Jalan Gajayana No. 50 Malang 65144 Telp. +62 (341) 551-354
keyboard_arrow_up