GEMA-Berdasarkan UU No.43 tahun 2019 tentang kearsipan dan KMA No.8 Tahun 2016 tentang kode jabatan dan KMA No.9 Tahun 2016 tentang tata naskah dinas pada Kementerian Agama pemateri Drs. M. Islam, M.Si menyampaikan dengan gamblang persoalan peraturan tata kelola surat dinas di lingkungan Kementerian Agama (13/12).

Menurut Islam, tujuan mempelajari tata kelola surat dinas ini tidak lain mengacu pada KMA no.9 tahun 2016 yaitu untuk menciptakan kelancaran komunikasi tulis agar lebih efisen, selain itu juga untuk mengurangi terjadinya tumpang tindih dan pemborosan dalam hal tatakelola surat menyurat kedinasan. “Kita harus segera menyesuaikan tatakelola surat kedinasan sesuai atura yang berlaku,” paparnya.

Dasar aturan tata persuratan dinas, kata dia, tidak lain agar lebih efektif dan efisien, dan ada pembakuan terhadap aturan surat menyurat serta ada bentuk pertanggungjawaban dari setiap surat yang dikeluarkan. “Surat dinas itu memiliki banyak macamnya, salah satunya ada surat yang sangat rahasia dengan kode SR,” terangnya.

Jenis naskah dinas, kata bapak kelahiran Sidoarjo itu, dibagi menjadi enam salah satunya naskah dinas harian, korespondensi, dinas khusus, laporan, telaahan staf dan formulir. “Semua jenis surat tersebut sudah mengandung produk hukum,” jelasnya.

Misalnya saja dalam aturan naskah dinas khusus yang didalamnya terdiri dari surat perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat keterangan, surat pengantar, dan surat pengumuman. “Di UIN Malang tentunya telah banyak membuat surat perjanjian. Apalagi UIN Malang telah membeli tanah untuk kampus tiga tentunya semua proses pembelian tanah tersebut membutuhkan surat perjanjian,” pungkasnya.

Selama ini banyak pembuat surat yang tidak memiliki konsep surat yang jelas sehingga ketika terjadi sesuatu tidak bisa dipertanggungjawabkan secara sah. “Banyak pimpinan yang terjerat kasus hukum gara-gara persoalan surat menyurat yang tidak bisa dipertanggungjawabkan,” paparnya tegas.