GEMA-UIN Maulana Malik Ibrahim Malang kembali mengadakan peningkatan mutu SDM untuk sejumlah karyawannya. Kali ini peserta diambil dari staf adminstrasi PNS sebanyak 30 orang dan Non PNS 10 orang. Kegiatan yang dilaksanakan di Rumah Singgah UIN Maliki itu akan berlangsung selama empat hari dan berakhir Jumat (16/12).
Pelatihan kali ini menghadirkan dua narasumber ahli dibidang tata kelola administrasi yaitu Drs. H.M. Islam M.Si dan Andiek Widodo, M.M. semua peserta kali ini akan dilatih tentang tatacara aturan persuratan dan dasar penggunaan internet untuk menunjang dan memudahkan dalam tata kelola admin. Selain itu peserta pelatihan juga akan digembeleng tentang penguatan mental, moral dan budaya kerja profesional.
Ketua panitia Diklat di Tempat Kerja (DDTK) Dr. H. Muslimin, M.M menjelaskan bahwa kegiatan diklat DDTK ini merupakan kegiatan yang terakhir di tahun 2016 ini, dan alhamdulillah UIN Malang menjadi salah satu tempat yang dijadikan pelatihan peningkatan keterampilan staf administrasi. “Saya berharap, untuk selanjutnya UIN Malang senantiasa bisa berpartisipasi untuk mengikuti diklat yang akan dilaksanakan di tahun 2017 mendatang,” harapnya.
Muslimin, menilai bahwa kegiatan seperti ini lebih efektif jika dilaksanakan ditempat kerjanya masing-masing, dan kegiatan ini salah satu upaya untuk pemerataan kopetensi karyawan di lingkungan kerjanya masing-masing. Sehingga kegiatan seperti ini tidak harus dilakasanakan di tempat balai diklat saja. “Oleh karena itu, DDTK seperti ini lebih enak diadakan di lingkungan kerjanya masing-masing,” paparnya.
Selain itu, tambah dia, kegiatan seperti ini dinilai lebih efisien daripada diklat dilaksanakan di tempat balai diklat. “Anggarannya lebih ringan dan tentunya dapat menambah wawasan dan skill,” paparnya.
Didalam pelatihan ini, akan dijelaskan adanya regulasi baru tentang tata kelola surat-menyurat, sehingga staf diberikan skil untuk memahami surat dinas yang resmi seperti apa. Pasalnya, selama ini banyak sekali surat yang mengalami kesalahan. Karena aturan surat-menyurat selalu ada peratuaran yang baru, dan jika hal itu tidak diikuti maka akan ketinggalan. “Efeknya surat yang dibuat sering mengalami revisi,” jelasnya.
Keterampilan staf ini juga akan diberikan pelatihan tentang pengunaan IT, bagaimana cara menggunakan email, blog, website dan tentunya akan dikaitkan dengan pengelolaan tatakelola administrasi. “Saya ucapkan selamat melaksanakan diklat dan semoga kegiatan ini bisa diikuti secara maksimal,” terangnya.
Sehingga, tidak ada alasan kepada seluruh peserta untuk tidak mengikuti kegiatan dilkat ini. Alasannya, semua peserta yang hadir ini sudah mendapatkan izin untuk megikuti kegiatan DDTK ini. “Selama empat hari ini, peserta harus disiplin dan mengikuti semua agenda yang sudah ditetapkan oleh panitia diklat,” harapnya.
Diantara tujuh perguruan tinggi ini, baru pertama kali ini DDTK diadakan di tempat kerja, misalnya di UIN Malang ini, padahal sebelumnya semua diadakan di tempat Balai Diklat. “Sekali lagi mohon kegiatan ini diikuti dengan sungunh-sunguh, dan kami atas nama Balai Diklat Surabaya mengucapkan terimakasih kepada UIN Malang,” pungkasnya.
Sementara itu, Wakil Rektor Bidang AUPK Dr. H. Sugeng Lityo Parbowo menegaskan bahwa peningkatan layanan ini harus terus ditingkatkan, UIN Malang yang saat ini sudah dikenal menjadi kampus yang diunggulkan tentu harus dimbangi dengan prosedur pelayanan yang terbaik.faktor kompetensi menadi acuan utama dalam menunjang pelayanan kepada stake holder dalam hal ini mahasiswa UIN Maliki. “Misalkan saja persoalan urusan KHS dan Ijazah harus bisa diproses dengan cepat dan akurat,” himbaunya.
Penyimpanan arsip dengan baik harus dikelola dengan baik, dan harus memiliki sistem yang bisa dijadikan acuan, sehingga persoalan akurasi data bisa dipertanggungjwabakan dengan baik. Kompetensi staf dalam surat menyurat dan kemampuan berbahasa asing memang harus terus diasah. “Bhasa bisa dijadikan tolak ukur dalam mengukur kemampuan seseorang,” paparnya.
Kemampuan berbahasa asing dengan baik itu akan sangat menunjang terhadap kinerjanya masing-masing. Pelatihan seperti ini mestinya bisa diterapkan di dunia kerjanya masing-masing, sehingga hasil pelatihannya tidak hilang begitu saja. “Kemampuan itu harus terus diasa dan dilatih untuk terus bisa membangkitkan kompetensinya masing-masing,” paparnya.
Selain kompetensi ada hal lain yang juga penting yaitu, persoalan komitmen para karyawan, Karyawan harus bisa memberikan lebih dari apa yang mereka harapkan. “Saya berharap karyawan di Uin Malang bisa bekerja lebih dari pada SOPnya masing-masing,” harapnya.
Masih kata Sugeng, memberikan layanan diperlukan kesabaran, ketelatenan dan keikhlasan karena menghadapi orang yang memerlukan layanan yang bermacam-macam itu perlu latihan konsentrasi mendengar dengan baik. “Selama menjadi WR II ternyata kemapuan mendengar dengan baik itu penting sekali,” paparnya.
Hal ini diperlukan komitmen, dan latihannya jauh lebih susah daripada membuat kompetensi. Contohnya karyawan admin diajari membuat surat tentu akan lebih mudah diikuti daripada persoalan komitmen yang harus dilatih dan ditanamkan dengan rasa tanggungjawab dan dedikasi yang tinggi. “Tugas kita memberikan pelayanan terbaik sehingga diperlukan komitmen yang baik,” tegasnya.
Faktor kesadaran dari masing-masing karyawan itu juga menjadi salah satu foktor penting dalam memberikan layanan. Pasalnya, kesadaran ini bisa membimbing terhadap pekerjaannya masing-masing. Kesadaran itu akan tumbuh bersamaan dengan rasa tanggungjawabnya. “Saya menilai, faktor kesadaran ini penting untuk menunjang dalam penyelesaian tugasnya masing-masing,” paparnya.
